Política de Protección de datos

1. INTRODUCCIÓN

La Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, proveedores, colaboradores y cualquier otra persona natural. Tanto los literales k) del artículo 17 como f) del artículo 18 de dicha ley, obliga a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.

El artículo 25 de la misma Ley ordena que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la Ley 1581 de 2012.

Sika Colombia S.A.S. está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, proveedores, colaboradores, contratistas, accionistas y terceros en general. Por eso, adopta la siguiente política de tratamiento de información personal de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.

2. OBLIGATORIEDAD

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de Sika Colombia S.A.S. en Colombia, los contratistas y terceros que obran en nombre de Sika Colombia S.A.S.

Todos los empleados de Sika Colombia S.A.S. deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de Sika Colombia S.A.S. se obliguen a cumplir estas políticas.

El incumplimiento de estas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a Sika Colombia S.A.S. por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de información personal.

3. DEFINICIONES

A continuación, se definen los términos relativos a su derecho fundamental de habeas data o protección de datos personales, importantes para la comprensión de esta Política de tratamiento de datos personales:

3.1. Habeas data o protección de datos personales: es un derecho fundamental que otorga la potestad a su titular de determinar quién o como se administra la información personal que le concierne y, en ese sentido, otorga la facultad de conocer, actualizar, rectificar, autorizar, incluir y excluir información que es considerada como personal y que esta siento administrada en la base de datos de una entidad pública o privada.

3.2. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento.

3.3. Consulta: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por Sika Colombia S.A.S para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.

3.4. Bases de Datos: es el conjunto de datos personales que sean objeto de tratamiento.

3.5. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.

3.6. Dato personal privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato.

3.7. Dato personal semiprivado: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Titulo IV de la Ley 1266 de 2008.

3.8. Dato personal público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la Ley 1266 de 2008.

Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (artículo 26 del C. Co). Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

3.9. Dato personal sensible: son “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos:

(i) Cuando el titular otorga su consentimiento,

(ii) El Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado;

(iii) El tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad,

(iv) El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, y (v) el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este último caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

3.10. Datos personales de los niños, niñas y adolescentes (NNA): se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de estos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responde al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes“.

3.11. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. Sika Colombia S.A.S. podrá realizar el tratamiento de sus datos personales a través de encargados.

3.12. Reclamo: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales

3.13. Responsable del tratamiento: persona natural o juridica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Sika Colombia S.A.S., de acuerdo con la Ley es Responsable del tratamiendo de datos personales contenidos en sus bases de datos.

3.14. Titular del dato: es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

3.15. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3.16. Transferencia: envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro del país (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).

3.17. Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro de Colombia (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

4. REGULACIÓN DEL DERECHO DE HABEAS DATA

El siguiente es el compendio de normas que rigen el tema:

a. Constitución Política de Colombia de 1991, artículo 15

b. Ley 1266 de 2008: por la cual se dictan las disposiciones generales del Hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales.

c.  Decreto Reglamentario 1727 de 2009: por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben presentar la información de los titulares de la información.

d. Ley 1581 de 2012: por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

e. Decreto Reglamentario 2952 de 2010: por el cual se reglamentan los articulos 12 y 13 de la Ley 1266 de 2008.

f.   Decreto Reglamentario 1377 de 2013: por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

g. Decreto Reglamentario 886 de 2014: por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.

h. Decreto Reglamentario 1074 de 2015: por el cual se expide el Decreto Unico Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

i. Sentencias de la Corte Constitucional C- 1011 de 2008, y C-748 del 2011

5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La ley 1581 de 2012 determinó los principios llamados rectores porque rigen el tratamiento de los datos personales para ser aplicados armónica e integralmente y se clasifican en cuatro categorías dependiendo de su propósito:

5.1.  Principios relacionados con la recolección de datos

5.2.  Principios relacionados con el uso de los datos personales

5.3.  Principio de calidad de la información y

5.4.  Principios relacionados con la protección, recolección y circulación de los datos personales

5.1 PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

• Principio de libertad: Salvo disposición legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos. El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los titulares de los datos a Sika Colombia S.A.S.  No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos persona
• Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estríctamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser:

i. Adecuados,

ii. Pertinentes y

iii. Acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

5.2 PRINCIPIOS RELACIONADOS CON EL USO DE DATOS PERSONALES

• Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.  Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica. Los datos deben ser tratados de acuerdo a los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona, no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.
• Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la o las finalidades se procederán a la supresión de los datos.
• Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos. 
• Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el tratamiento de datos personales.

5.3 PRINCIPIO DE CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el titular o cuando Sika Colombia S.A.S. lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

5.4 PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA PROTECCIÓN, EL ACCESO Y CIRCULACIÓN DE DATOS PERSONALES

• Principio de seguridad: Cada persona vinculada con Sika Colombia S.A.S. deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:

i.   Al titular del dato

ii.  A las personas autorizadas por el titular del dato

iii. A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

• Principio de circulación restringida: Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas:

i.    Al titular del dato

ii.   A las personas autorizadas por el titular del dato

iii.  A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

En este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:  la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

Con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la Ley 1581 de 2012 como responsable del Tratamiento. La entidad administrativa receptora debe cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en special la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

• Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades
  autorizadas en la ley

6. DIRECTRICES

Sika Colombia S.A.S realiza la administración de las bases de datos en función de la adecuada aplicación de la presente Política y en cumplimiento de la norma vigente, bajo las siguientes directrices:

1.  Sólo se recolectan los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser:

i.    adecuados,

ii.   pertinentes y

iii. conformes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

2. Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento

3. Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la o las finalidades se procederán a la supresión de los datos.

4. Los datos deben ser tratados de acuerdo a los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona, no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.

5.  Cada persona vinculada con Sika Colombia S.A.S deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

6. En el tratamiento de datos personales, Sika Colombia S.A.S debe garantizar el derecho del titular aobtener  en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.

7. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.

8. Las personas obligadas al cumplimiento de esta política deben identificar los datos sensibles y de los niños, niñas y adolescentes (NNA) que eventualmente recolecten o almacenen con miras a:

• Implementar responsabilidad reforzada en el tratamiento de estos datos que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes.
• Aumentar los niveles de seguridad de esa información.
• Incrementar las restricciones de acceso y uso por parte del personal del Sika Colombia S.A.S. y de terceros.
• Tener presente los requisitos legales y de esta política para su recolección.

7. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Sika Colombia S.A.S. sociedad comercial legalmente constituida por las leyes de la República de Colombia, es responsable del tratamiento de sus datos personales, por lo cual pone a conocimiento del titular, para todos los efectos legales los datos de la Compañía:

• Número de identificación tributaria (NIT): 860.000.896-2
• Domicilio Principal: Tocancipá-Cundinamarca
• Dirección de notificación judicial: Vereda Canavita KM 20.5 Autopista Norte Vía Bogotá-Tunja
• Correo Electrónico: [email protected]
• Teléfono de contacto: (601)8786333

8. TITULARES DE LA INFORMACIÓN DE LA QUE SE REALIZA TRATAMIENTO

Sika Colombia S.A.S. realiza tratamiento de datos personales, de diferentes tipos de datos, y para distintos fines. Esta Política se aplica a:

1. Datos personales de clientes de Sika Colombia S.A.S.

2. Datos personales de proveedores de Sika Colombia S.A.S.

3. Datos personales de colaboradores de Sika Colombia S.A.S.

9. BASES DE DATOS

Sika Colombia S.A.S. realiza la administración de las bases de datos que aquí se relacionan, es decir, tiene el control y el poder de decisión sobre el manejo de estas.  A continuación, se enumeran las bases de datos sobre las cuales efectuamos tratamiento:

9.1 Clientes

9.2 Proveedores

9.3 Candidatos

9.4 Empleados

9.1 Base de datos de clientes

9.1.1.Descripción:

Son los datos personales de los clientes de Sika Colombia S.A.S., que adquieren bienes y servicios comercializados a través de sus diferentes canales de venta.

9.1.2. Contenido:

Esta base de datos refiere al contenido de la siguiente información personal:

a. Nombres y apellidos,

b. Tipo de identificación,

c. Número de identificación, 

d. Dirección,

e. Teléfono de contacto,

f.  Correo electrónico.

9.1.3 Recolección de datos:

Sika Colombia S.A.S. Recolecta la información personal de clientes cuando se realiza el proceso de vinculación de clientes.

9.1.4. Finalidad del tratamiento:

La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad permitir:

a. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de las etapas: preventa, venta y postventa, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por Sika Colombia S.A.S que el cliente haya adquirido respecto de cualquier relación de negocios subyacente que tenga con ella.

b. Gestionar pagos y reembolsos.

c.  Tramitar el envío y entrega de su pedido en el lugar indicado por el cliente.

d. Gestionar el cambio y devolución del producto, en caso de que así se requiera.

e. Dar cumplimiento a la ley colombiana y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.

f.  Gestionar trámites de reclamos o consultas, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de Sika Colombia S.A.S. o empresas vinculadas, así como a los aliados comerciales de Sika Colombia S.A.S.

g. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, y cualquier tercero con el cual Sika Colombia S.A.S posea un vínculo contractual de cualquier índole. En estos casos, el contacto se efectuará a través de llamadas telefónicas y/o correo electrónico.

h. Conocer la información del titular del dato que repose en centrales de información crediticia como, entre otros, CIFIN, DATACRÉDITO o en operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial y provenientes de terceros países a que se refiere la Ley 1266 de 2008 para los fines indicados en dicha Ley y sus normas reglamentarias o modificatorias;

i. Acceder y consultar la información del titular del dato que repose o esté contenida en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o Pública ya sea nacional, internacional o extranjera.

j. Contactar el cliente a través de correo electrónico, llamadas telefónicas y otros medios de comunicación electrónicos equivalentes, como las notificaciones, en relación con actualización o culminaciones informativas relacionadas con los productos o servicios adquiridos

k. Llevar a cabo los procesos de facturación, cartera, cobranzas y pagos por los servicios efectivamente prestados

l. Atender requerimientos judiciales de autoridades del poder público de la República de Colombia

m. Desarrollar el mercado para brindarle un mejor servicio y asesoría y mantenerlo actualizado sobre los asuntos comerciales y legales que puedan ser de su interés. Para este propósito le podemos enviar mensajes publicitarios, promocionales y de posicionamiento de marca a su correo electrónico.

n.  Realizar procesos de perfilamiento de clientes, con el objeto de analizar su historial de compra y ajustar nuestras campañas comerciales y promocionales de acuerdo con sus necesidades y preferencias. En este proceso podemos hacer uso de distintas herramientas informáticas que faciliten el proceso de perfilamiento. 

o. Almacenar y dar tratamiento a sus datos a través de las distintas plataformas y sistemas informáticos con los que cuente Sika Colombia S.A.S., entre los que se encuentran, pero no se limitan a Novasoft, Salesforce y la plataforma de Sika global.

p. Transmitir y/o transferir sus datos personales a proveedores y terceros aliados comerciales de Sika Colombia S.A.S. o sus compañías relacionadas, nacionales e internacionales, cuando se requiera para el desarrollo de actividades administrativas u operacionales de las ofertas, servicios y programas que Sika Colombia S.A.S., o sus compañías relacionadas desarrollen.

9.2 Base de datos de proveedores

9.2.1. Descripción:

Sika Colombia S.A.S. recolecta datos personales de ciertas personas que se encuentran vinculadas a empresas o que realizan actividades económicas en calidad de proveedores como persona natural.

9.2.2. Contenido:

Esta base de datos refiere al contenido de la siguiente información personal:

a. Nombres y apellidos,

b. Tipo de identificación,

c. Número de identificación, 

d. Dirección,

e. Teléfono de contacto,

f.  Correo electrónico.

9.2.3 Recoleccion de datos:

Sika Colombia S.A.S. Recolecta la información personal de las personas naturales que son proveedores de bienes y servicios y los datos personales de las personas designadas por las empresas proveedoras de bienes y servicios cuando:

1. Son registradas como proveedores de bienes o servicios de Sika Colombia S.A.S.

2.  Son designadas por los proveedores para que sean las personas contacto al momento de suscribir un documento contractual o precontractual que rige nuestra relación comercial.

9.2.4. Finalidad del tratamiento:

La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad:

a. Contactar al proveedor con la finalidad de iniciar una relación comercial.

b. Poner en conocimiento del proveedor el estado de la relación comercial, informar acerca de las novedades en ejecución del contrato y de diferentes temas de la relación convenida.

c. Creación, modificación y/o cancelación de las órdenes de compra.

d. Realizar evaluaciones de satisfacción interna con respecto a cada uno de los proveedores.

e. Cumplir con las obligaciones adquiridas.

f. Con fines de contacto en caso de que surjan eventualidades con respecto a los contratos que se celebren con el proveedor o para elevar peticiones, quejas y reclamos con relación a la relación comercial. por llamada telefónica y/o correo electrónico.

g. Gestionar los cambios y devoluciones de las materias primas o insumos que sean adquiridos por parte de Sika Colombia S.A.S.

h. Transmitir y/o transferir sus datos personales a terceros aliados y/o compañías relacionadas nacionales e internacionales, cuando se requiera para el desarrollo de las actividades administrativas u operacionales de Sika Colombia S.A.S. y o estándares de Sika Global.

i. Con fines de seguridad, prevención, investigación y persecución de fraude, lavado de dinero, financiación del terrorismo, revisión en listas tales como la OFAC, UN, CFSP, BOE, entre otras, así como toda la información necesaria para el cumplimiento con los sistemas de administración de riesgos, según corresponda.

j. Para el establecimiento de programas de fidelización de proveedores.

k. Cumplir decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.

l.  Cumplir con los mandatos legales establecidos en el ordenamiento jurídico colombiano.

m.  Efectuar órdenes de compra y pagos.

9.3  Base de datos decandidatos

9.3.1. Descripción:

Son los datos personales de los candidatos a ocupar un cargo, quienes esperan tener contrato laboral con Sika Colombia S.A.S.

9.3.2. Contenido:

Esta base de datos refiere al contenido de la siguiente información personal:

a.       Nombres y apellidos,

b.      Tipo de identificación,

c.       Número de identificación,

d.      Fecha y lugar de expedición,

e.       Nacionalidad,

f.        Dirección,

g.       Teléfono de contacto,

h.      Correo electrónico,

i.         Edad,

j.         Fecha de nacimiento,

k.       Sexo,

l.        Estado civil,

m.    Lugar de residencia,

n.      Ciudad,

o.      Libreta militar,

p.      Fondo de pensiones,

q.      Entidad Prestadora de Salud EPS,

r.       Fondo de cesantías,

s.       Registros fotográficos,

t.       Ocupación,

u.      Información académica formal,

v.       Nivel y certificado de estudios,

w.     Idiomas,

x.       Experiencia laboral,

y.       Cargo desempeñado,

z.       Salario devengado,

aa.   Datos de la persona a contactar en caso de emergencia,

bb.   Número de cuenta bancaria para la nómina,

cc.    Datos médicos,

dd.   Grupo sanguíneo, entre otros.

9.3.3 Recolección de datos:

Sika Colombia S.A.S. recolecta la informacion personal de sus candidatos cuando presentan una candidatura o aspiran a celebrar un contrato de trabajo para un cargo determinado.

9.3.4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO:

La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad:

a.   Realizar procesos de selección de personal directamente o a través de plataformas, sitios web o redes sociales destinadas para tal fin, como lo pueden ser LinkedIn y la plataforma de Sika Global. En estos casos, se entenderá que el candidato acepta la Política de tratamiento de datos  personales de Sika Colombia S.A.S. al momento de aplicar a la vacante.

b.    Para fines de contacto durante el proceso de selección.

c.    Administrar, directamente o a través de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.

d.   Ejecutar las actividades propias de la gestión de recursos humanos de Sika Colombia S.A.S. relativas a nómina, afiliaciaciones a entidades del Sistema General de Seguridad Social, actividades de bienestar y salud ocupacional, inducción, capacitación y desarrollo profesional.

e.   Tratar datos sensibles tales como antecedentes penales, estado de salud, bajo el límite permitido por la legislación aplicable.

f.     La realización de exámenes médicos ocupacionales y/o de control con el objeto de determinar la aptitud para el cargo. Sika Colombia S.A.S. puede contratar a terceras compañías para la prestación de estos servicios, en cuyo caso el candidato autoriza a Sika Colombia S.A.S. a compartir su información personal con las diferentes entidades de salud.

g.    Realizar pruebas de aptitud para el cargo, así como pruebas psicotécnicas y psicológicas.

h.   Verificar la información entregada por el candidato con la información que consta en bases de datos públicas.

i.     Grabar el candidato por medio de sistemas de videovigilancia en las instalaciones de Sika Colombia S.A.S.

j.     Cumplir con los mandatos legales establecidos en el ordenamiento jurídico colombiano.

9.4          Base de datos de empleados

9.3.1. Descripción:

Son los datos personales de los empleados y exempleados quienes tienen o tuvieron, contratos laborales con Sika Colombia S.A.S.

9.3.2. Contenido:

Esta base de datos refiere al contenido de la siguiente información personal:

a.       Nombres y apellidos,

b.      Tipo de identificación,

c.       Número de identificación,

d.      Fecha y lugar de expedición,

e.       Nacionalidad,

f.       Dirección,

g.       Teléfono decontacto,

h.      Correo electrónico,

i.        Edad,

j.        Fecha de nacimiento,

k.       Sexo,

l.        Estado civil,

m.    Lugar de residencia,

n.      Ciudad,

o.      Libreta militar,

p.      Fondo de pensiones,

q.      Entidad Prestadora de Salud EPS,

r.       Fondo de cesantías,

s.       Registros fotográficos,

t.       Ocupación,

u.      Información académica formal,

v.       Nivel y certificado de estudios,

w.     Idiomas,

x.       Experiencia laboral,

y.       Cargo desempeñado,

z.       Salario devengado,

aa.   Datos de la persona a contactar en caso de emergencia,

bb.   Número de cuenta bancaria para el pago de la nómina,

cc.    Datos médicos y

dd.   Grupo sanguíneo.

 

9.3.3 Recoleccion de datos:

Sika Colombia S.A.S. recolecta la informacion personal de sus empleados y ex-empleados cuando:

1.       Celebra contratos de trabajo.

2.       Celebra contratos de aprendizaje y de práctica.

9.3.4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO:

La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad:

a.    Facilitar el contacto durante la ejecución del contrato laboral.

b.   Realizar la contratación del empleado.

c.    La gestión de los beneficios extralegales que mantenga Sika Colombia S.A.S. con sus trabajadores.

d.   Afiliar los empleados y sus beneficiarios al Sistema General de Seguridad Social en Salud.

e.   La atención medica en el área de EHSQ o por parte de la enfermera de Sika Colombia S.A.S cuando sea necesario.

f.     El tratamiento de datos sensibles, relacionados a los datos de salud e historia clínica del empleado para determinar su aptitud para el cargo, así como los requerimientos del Sistema General de Seguridad Social
en Salud.

g.   Monitoreo y revisión de su desempeño.

h.   Envío de regalos al trabajador y/o sus familiares con ocasión de fechas especiales.

i.     Para fines de seguridad e implementación de sistemas de videovigilancia en las instalaciones de Sika Colombia S.A.S.

j.     Transmitir y/o transferir sus datos personales a terceros aliados y/o compañías relacionadas nacionales e internacionales, cuando se requiera para el desarrollo de las actividades administrativas u operacionales de Sika Colombia S.A.S. y o estándares de Sika Global.

k.   Expedir certificaciones laborales.

l.     Dar referencias laborales a quien lo interese.

m. Administrar, directamente o a través de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.

n.   
Ejecutar las actividades propias de la gestión de recurso humanos de Sika Colombia S.A.S. relativas a nómina, afiliaciaciones a entidades del Sistema General de Seguridad Social, actividades de bienestar y salud ocupacional, inducción, capacitación y desarrollo profesional.

o.    Cumplir con los mandatos legales establecidos en el ordenamiento jurídico colombiano.

La Compañía podrá recolectar información de menores de edad en relación con los hijos y dependientes de los empleados y el personal de Sika Colombia S.A.S., con los fines de dar cumplimiento a los requerimientos de entidades de seguridad social, laborales y legales.

En estos casos, la autorización se obtendrá a través de los representantes legales del menor, que le garantizan a Sika Colombia S.A.S., que han escuchado y tenido en cuenta la opinión del menor para autorizar el tratamiento de sus datos personales para las finalidades descritas en esta Política y en la autorización para el tratamiento de datos personales. En todo caso, Sika Colombia S.A.S. respetará los derechos de los niños, niñas y adolescentes.

10      DERECHOS DE LOS TITULARES

La Ley 1581 de 2012 establece que los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

a.   Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

 

b.   Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada Ley;

c.    Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos

personales;

d.   Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e.   Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del ria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución;

f.     Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.  Adicionalmente, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 define que los responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los titulares de datos personales para el Tratamiento de estos.

11      DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece que los responsables del tratamiento de los datos personales tendrán los siguientes deberes:

a.   Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b.   Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c.    Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d.   Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e.   Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f.     Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g.   rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento;

h.   Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i.     Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;

j.      Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

k.   Adoptar un manual interno de Políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l.     Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; m. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos;

n.   Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

o.   Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

12.    DATOS PERSONALES SENSIBLES Y NNA1

12.1.   Datos personales sensibles SIka Colombia S.A.S. realiza tratamiento de datos sensibles. El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por el ordenamiento jurídico colombiano, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular, entre otras excepciones consagradas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

Sika Colombia S.A.S. tratará los datos sensibles bajo estrictos estándares de seguridad y confidencialidad. Para este fin, se han implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas, de obligatorio cumplimiento para los involucrados y, en tanto es aplicable según el caso, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales.

12.2.    Datos personales de niños, niñas y adolescentes (NNA)

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

a.      Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

b.     Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas y adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Sika Colombia S.A.S. realizará el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes.

13. AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los obligados a cumplir esta Política deberán obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Antes de que la persona autorice el tratamiento de datos personales, es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:

a.        El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;

b.        l carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;

c.        Los derechos que le asisten como titular previstos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012;

d.       La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Sika Colombia S.A.S

En Sika Colombia S.A.S. no trataremos los datos para fines diferentes a los que el titular nos autoriza. De igual manera, al momento de la recolección de los datos el titular debe ser informado, de forma expresa, inequívoca de la finalidad del tratamiento, además de las posibilidades de ejercer el derecho de habeas data, de acceso, rectificación, cancelación y oposición a la información que es recolectada

Sika Colombia S.A.S. obtiene su autorización utilizando los diferentes medios posibilitados por las normas vigentes en el ordenamiento jurídico colombiano, por mecanismos que garantizan su consulta los cuales son:        

Por escrito        

De forma Oral o Telefónica        

Mensaje de Datos        

Por correo Electrónico o medioselectrónicos

La autorización también podrá otorgarse cuando se den casos de estipulación a favor de otro o para otro.

1.       Autorización para tratamiento de datos sensibles: Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

a.   La autorización debe ser explícita.

b.    Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.

c.    Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

2.    Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA): Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

a.   La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto.

b.   Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.

c.     El tratamiento debe respetar el interés superior de los NNA y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.

Se debe informar de forma explícita y previa al titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

14. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

14.1.    Canal

Sika Colombia S.A.S., ha determinado un único canal para la recepción de reclamos, a través del correo electrónico: [email protected]

Como responsable del tratamiento de los datos, Sika Colombia S.A.S., se compromete a respetar la confidencialidad de los datos personales y a garantizar el ejercicio del derecho de habeas data. Para ello, ha delegado en dos roles, las responsabilidades de la administración de los derechos del
titular:

14.2.   Áreas responsables

a.      Responsables de la administración de las bases de datos:

En cada caso, dependiendo de la contraparte que lo genere, el área responsable debe recibir, tramitar y resolver los reclamos de su contraparte relacionados con sus datos personales recolectados.

14.3. Área encargada Sika Colombia S.A.S., ha determinado la administración del canal para la atención de reclamos sobre bases de datos en el área de Servicios de Mercadeo.

14.4. Procedimiento para el ejercicio de los derechos del titular

14.4.1. Los derechos de los titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013: Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Sika Colombia S.A.S.

a. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

b. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apod ramiento.

c. Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

14.4.2.   Todas las consultas y reclamos se canalizarán vía email a [email protected], quien informará al área responsable, quien adoptará mecanismos de prueba de la radicación y trámite de los mismos.

14.4.3.  Pautas para atender consultas o reclamos:

14.4.3.1.Consultas

Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en Sika Colombia S.A.S. se canalizarán a través de los medios que tiene Sika Colombia S.A.S. para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:

• Fecha de recibo de la consulta
• Identidad del solicitante

Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los datos personales requeridos.

La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14.4.3.2. Reclamos

Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en esta Política. El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a Sika Colombia S.A.S. y que contenga la siguiente información:

a. Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada.

b. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.

c. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.

d. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer. 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

15. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es prerrequisito dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. 

En este sentido, antes de enviar datos personales a responsables del tratamiento ubicados en otro país, los obligados de cumplir esta Política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.

16. TRANSMISIONES DE DATOS PERSONALES A ENCARGADOS DE TRATAMIENTO

Cuando Sika Colombia S.A.S. desee enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, deberá, mediante cláusulas contractuales o a través de un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:

1. Los alcances del tratamiento.

2. Las actividades que el encargado realizará en nombre de Sika Colombia S.A.S.

3. Lasobligaciones que debe cumplir el encargado respecto del titular del dato y Sika Colombia S.A.S.

4. La obligación del encargado de dar cumplimiento a las obligaciones del responsable observando la presente Política.

5. El deber del encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente Política.

6. La obligación del encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.

17. MODIFICACIÓN A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Sika Colombia S.A.S. podra discrecionalmente modificar su Política de tratamiento de datos personales.

18. VIGENCIA

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013. Esta Política fue actualizada en mayo de 2023, razón por la cual entra en vigencia a partir de su publicación.